Contabilidade Digital: se prepare para essa realidade
Se você é um contador, certamente já escutou algumas perguntas a respeito da contabilidade digital! Entre elas, podemos destacar:
- O que é a contabilidade digital?
- Como funciona a contabilidade digital?
Basicamente, esse serviço vem acompanhando as mudanças dos órgãos governamentais, além de oferecer mais oportunidades para os profissionais da área. Os escritório de contabilidade que utilizam essa estratégia, estão conseguindo melhorar o:
- Atendimento aos clientes;
- Otimização dos processos;
- Qualidade dos serviços;
- entre outras coisas;
No conteúdo de hoje, o Nexo irá te explicar o que de fato é a contabilidade digital, como ela funciona, como o contador deve se preparar para essa realidade, e muito mais. Vamos lá!? Boa leitura.
Transformação Digital para contabilidades
O que é a contabilidade digital
A contabilidade digital nada mais é do que a utilização da tecnologia, como por exemplo a internet e softwares contábeis, para o aprimoramento, a automação e a otimização dos serviços de contabilidade. Implementada no Brasil, no ano de 2015, a nova categoria de serviços contábeis está diferenciando os novos escritórios de contabilidade, dos modelos antigos e da chamada “contabilidade online”. A contabilidade digital proporciona mais agilidade e segurança para as empresas e para os contadores.
A utilização da inteligência artificial e a análise de dados estão contribuindo para que os processos contábeis se tornem mais dinâmicos, rápidos e seguros. Resumindo, os contadores estão conseguindo executar os serviços de uma forma mais precisa, reduzindo as chances de erro.
Veja algumas tarefas que podem ser executadas pelos sistemas informatizados:
- Conciliação bancária;
- Gestão da folha de pagamento;
- Gestão tributária;
Além disso, a contabilidade digital também proporciona mais eficiência e otimiza a gestão e o tempo dos clientes. A vantagem? Eles não vão ter que enviar/receber documentos impressos, uma vez que os processos são realizados digitalmente.
O intuito da contabilidade digital? Tornar os processos de contabilidade mais ágeis e seguros! A utilização da tecnologia na contabilidade também ajuda a reduzir, ou até mesmo eliminar, aquela papelada de documentos enviados pelos clientes.
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Como funciona a contabilidade digital
A contabilidade digital funciona com base na internet, além de soluções tecnológicas que atendem a esse segmento. Através de sistemas específicos, bem como ERPs (softwares que promovem a integração de diferentes sistemas), os contadores contam com acesso fácil e rápido a todos os dados que precisam saber dos seus clientes.
Como já falamos aqui, os clientes também utilizam a tecnologia para enviar aos contadores todos os dados que dizem respeito à contabilidade do seu negócio.
Sendo assim, podemos dizer que os dois lados vão sair ganhando! Uma vez que ambos vão ter fácil acesso aos diferentes dados, podendo:
- Consultar;
- Enviar documentos;
- Exportar;
- além de realizar outros processos;
Vantagens da contabilidade digital
A contabilidade digital proporciona uma série de benefícios para os contadores e seus clientes. Confira a seguir, algumas vantagens de utilizar os serviços da contabilidade na era digital:
Aumento de produtividade
Com o processo automatizado, o contador, juntamente com a sua equipe vai conseguir produzir mais e melhor em um tempo menor. Com a contabilidade digital, aquelas tarefas que levavam horas para serem realizadas de forma manual, vão ser feitas em menos tempo com os sistemas contábeis.
Otimização de processos
A integração dos sistemas possibilita que os dados possam ser compartilhados de forma automática. Com isso, não será mais necessário aguardar por dias, horas ou semanas para transmitir ou receber as informações dos seus clientes.
Utilizando sistemas informatizados, o contador poderá acompanhar todos os movimentos da empresa em tempo real, além de poder gerar relatórios sempre que preciso.
Redução de erros
Os serviços de contabilidade são complexos e exigem bastante atenção dos contadores. Tenha em mente que algumas falhas e erros podem acontecer. No entanto, os problemas podem ser minimizados se você adotar um sistema de gestão, já que ele será capaz de trabalhar uma enorme quantidade de informações sem causar erros.
Redução de custos
Com a contabilidade digital, você reduzirá custos de deslocamentos e impressões de documentos. Afinal, neste modelo, a utilização de documentos é quase que dispensada.
A contabilidade digital funciona assim: os documentos são enviados, processados e armazenados em nuvem, tudo com mais segurança e praticidade.
Como se preparar para a contabilidade digital
Amplie os canais de atendimento ao cliente
Clientes mais antigos até preferem um contato próximo e pessoal, contudo, os mais jovens estão cada vez mais acostumados com o atendimento online. Além disso, empresários de cidades maiores não possuem tanto tempo para enfrentar a loucura que é o trânsito de uma grande metrópole.
Sendo assim, o contador deve oferecer canais de atendimento online, afinal, essa pode ser uma excelente solução estratégica para o seu escritório. O WhatsApp, por exemplo, possibilita o envio de perguntas escritas ou em formas de áudio. Além disso, ele também realiza a criptografia dos dados, sendo assim, o cliente não precisa ter medo ao enviar suas informações financeiras.
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Realize a gestão de documentos na nuvem
Pare de compartilhar e armazenar documentos com seus clientes e funcionários via e-mail ou papel! Atualmente, já existem ferramentas que possibilitam o envio de arquivos para a nuvem.
E isso é muito vantajoso para o seu escritório! Afinal, os sistemas oferecem mais segurança nas informações dos clientes com backups automáticos. Sem contar que você, ou um colaborador do seu escritório, pode viajar para um congresso ou participar de uma reunião e ter acesso aos dados para continuar trabalhando de qualquer lugar.
Melhore a atuação digital no seu escritório
Você ainda realiza processos manuais? Então chegou o momento de parar com isso! Veja bem, o escritório contábil que não se adaptar às mudanças corre o risco de perder clientes.
No passado, as empresas emitiam notas em blocos, enquanto nos dias de hoje, a maioria dos estados utiliza a nota fiscal eletrônica, proporcionando mais agilidade na fiscalização. Esse é um exemplo de como o digital está se sobressaindo na comparação com o manual.
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