Kanban na Contabilidade Empresarial: O Caminho para uma Gestão Financeira Eficiente

Em um mundo empresarial que vive em constante evolução, ressaltamos que a capacidade de se adaptar e otimizar os processos é crucial para a sobrevivência e o sucesso das empresas. Sendo assim, mais do que nunca, a contabilidade empresarial está enfrentando alguns desafios crescentes, como por exemplo:

• Transparência;
• Agilidade;
• Controle financeiro eficaz;

A complexidade das operações financeiras modernas requer uma abordagem cada vez mais dinâmica e inovadora para a gestão financeira. E neste contexto, eis que o Kanban acaba surgindo como uma ferramenta revolucionária capaz de remodelar a forma de como as empresas estão abordando o setor contábil.

Antes de darmos sequência ao nosso conteúdo, nos responda uma pergunta: Você está satisfeito com o seu Kanban? Se a resposta for não, nós temos a solução para você! Clicando no link abaixo, você irá falar agora mesmo com um de nossos consultores e conhecer o nosso Kanban. Comece a otimizar o seu dia a dia agora mesmo.

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Inicialmente desenvolvido pela Toyota nas décadas de 1940 e 1950, como parte do Sistema Toyota de Produção, o Kanban foi projetado para melhorar a eficiência e a qualidade na fabricação de automóveis. Contudo, como podemos acompanhar com o passar das décadas, sua aplicabilidade acabou indo além da indústria automobilística.

Em outras palavras, o Kanban acabou se mostrando incrivelmente versátil e valioso em uma ampla variedade de setores, chegando até a contabilidade empresarial, que é aquilo que nos interessa.

O Kanban possui sua essência, que nada mais é do que criar um sistema visual que ofereça uma visão clara do trabalho em andamento, fluxo de tarefas e prioridades. Utilizando cartões ou quadros, o Kanban proporciona uma forma intuitiva e transparente de gerenciar processos e tarefas, se tornando uma ferramenta de extremo valor para a gestão financeira.

No conteúdo de hoje, o Nexo irá explorar de maneira detalhada como a implementação do Kanban na contabilidade empresarial pode se tornar o caminho para uma gestão financeira mais eficiente, proporcionando mais visibilidade, eficácia e controle para as operações contábeis.

Além disso, também iremos discutir como o Kanban pode ser aplicado na contabilidade, destacando as vantagens na criação de visibilidade e transparência, bem como na gestão de prioridades e na redução de desperdícios. E claro, não poderíamos deixar de falar sobre alguns exemplos práticos de como as empresas estão utilizando o Kanban para aprimorar sua gestão financeira.

O intuito desse material é deixar o nosso leitor equipado com informações e insights valiosos sobre como implementar o Kanban na contabilidade empresarial, e como isso pode levar a uma gestão financeira mais adaptável e eficiente.

Automatização de Processos Contábeis

Gestão de Prioridades

Diariamente a contabilidade empresarial acaba lidando com uma variedade de tarefas e prazos, isso vai do fechamento mensal das contas indo até o processamento de despesas e receitas.

Com o Kanban, a equipe pode priorizar as tarefas de uma maneira mais eficiente! Veja só: As colunas do quadro representam estágios, e os cartões representam tarefas específicas. Com isso, a equipe poderá definir limites de trabalho em progresso (WIP) para cada coluna, proporcionando que não exista uma sobrecarga de trabalho em nenhum dos estágios do processo.

Além disso, a equipe também poderá identificar tarefas críticas que precisam ser concluídas antes de outras, proporcionando que os prazos sejam cumpridos e que nenhum aspecto importante seja negligenciado.

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Visibilidade e Transparência

A contabilidade empresarial é um setor que requer muita clareza e transparência. E nesse contexto, a implementação do Kanban proporciona a capacidade de visualizar todo o processo contábil de maneira detalhada. Através de um quadro Kanban, a equipe financeira consegue criar colunas que representam diferentes estágios dos processos contábeis, como por exemplo:

• Análise de Custos;
• Conciliação Bancária;
• Elaboração de relatórios;
• Entrada de Dados;

Cada tarefa/transação é representada por um cartão nesse quadro, possibilitando que todos os membros da equipe possam ver o atual status de cada tarefa em tempo real. Isso aumenta de forma significativa a transparência e a colaboração entre os membros da equipe, uma vez que todos vão ter a visão compartilhada do trabalho em andamento.

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Redução de Desperdício

Sabia que o Kanban é conhecido por sua capacidade de identificar e eliminar desperdícios em processos? Veja só, na contabilidade empresarial, isso é bastante relevante, uma vez que a otimização de recursos e a redução de ineficiências são essenciais para uma gestão financeira eficiente.

Visualizando os processos contábeis em um quadro Kanban, a equipe consegue identificar facilmente onde acontecem atrasos, gargalos ou duplicação de esforços. As tarefas que não contribuem diretamente para os objetivos financeiros podem ser identificadas e removidas do fluxo de trabalho, reduzindo o desperdício de tempo e recursos.

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Com o nosso Kanban, o profissional recebe os serviços, e de forma online, divulga o seu trabalho e recebe por isso.

Dentro do nosso Kanban é possível controlar:

• Em que etapa está cada serviço;
• Quanto o profissional recebeu pelo serviço;
• Qual etapa ainda está em contrato;
• Qual etapa ainda está sendo realizada;
• e muito mais;

Com o Kanban do Nexo você acompanha de perto todos os serviços que foram vendidos, seja de forma online ou manual!

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Veja como o contador visualiza o nosso Kanban

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Serviços contábeis facilitados

• A cada tarefa do serviço solicitado que o contador cumprir, automaticamente o Nexo atualiza o andamento do serviço, tornando simples o acompanhamento da tarefa por parte do cliente.
• O contador poderá deixar todos os serviços prestados disponibilizados para o cliente, que por sua vez consegue ver o preço, prazo, escopo e solicitar o serviço necessário com poucos cliques.
• No Nexo, o cliente pode abrir chamados para tirar dúvidas ou pedir informações para seu contador a qualquer momento. A conversa é documentada e fica registrada para voltar a ser acessada quando quiser.

Entenda como funciona a contabilidade ágil

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Vantagens do Kanban: Aumento da Produtividade

Utilizando o sistema Kanban no seu negócio você conseguirá fazer com que a sua equipe esteja mais focada nas atividades que devem ser realizadas. Sendo assim, a partir do momento que um funcionário passa a se empenhar para desenvolver uma tarefa por vez, sem ficar preocupado com a quantidade de trabalho, automaticamente ele se tornará mais produtivo.

Vantagens do Kanban: Comunicação Integrada

O Kanban já é utilizado através de um sistema automatizado, onde todos aqueles que colaboram podem ter acesso. Isso faz com que a comunicação interna da equipe seja estimulada. Ao atualizá-lo com o status das tarefas, todos os colaboradores podem informar aos parceiros no que estão trabalhando.

Vantagens do Kanban: Controle das Atividades

Com o Kanban, o administrador conseguirá ter mais controle sobre o andamento das atividades, uma vez que basta apenas dar uma olhada no quadro, para obter informações sobre o que está acontecendo. Com esse modelo mais transparente sobre o status das tarefas, os próprios colaboradores vão ser estimulados a finalizarem sua parte do trabalho o quanto antes.

Vantagens do Kanban: Estímulo e Flexibilidade

Nas empresas onde as atividades precisam passar por vários setores antes de serem concluídas, a metodologia Kanban estimula que os colaboradores realizem o trabalho em equipe.

Além disso, o método possibilita mais flexibilidade ao fluxo de trabalho, já que o quadro pode ser facilmente personalizado de acordo com a necessidade da instituição. A qualquer momento, é possível realocar as prioridades, adicionando ou removendo colunas.

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Exemplo de como um Kanban pode ser aplicado na contabilidade empresarial

Vamos lá, imagine uma empresa de consultoria financeira, que realiza serviços a várias empresas clientes, e precisa gerenciar o processamento de despesas e receitas de maneira eficiente.

Para isso, eles implementam um quadro Kanban com as seguintes colunas:

• Análise de Receitas;
• Conciliação de Despesas;
• Recebimento de Documentos;
• Relatórios de Clientes;

Cada transação ou documento é representado por um cartão no quadro. A equipe contábil irá mover os cartões de acordo com o progresso de cada tarefa. Isso possibilita que eles possam monitorar de perto o status de cada transação, identificando rapidamente qualquer tipo de problema, garantindo o cumprimento dos prazos e, ao mesmo tempo, reduzindo o desperdício de tempo naquelas tarefas consideradas desnecessárias.

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Fluxo de trabalho de Auditoria

Sabemos que um dos principais desafios na contabilidade é a auditoria, que necessita de um acompanhamento rigoroso e uma documentação precisa. Nesse caso, o Kanban pode ser aplicado para gerenciar o fluxo de trabalho de auditoria de maneira eficaz. Veja só: Toda etapa do processo de auditoria, como a coleta de evidências, revisão de documentos, elaboração de relatórios e análise de resultados, pode ser representada por colunas em um quadro Kanban. Isso possibilita que a equipe de auditoria possa monitorar o progresso de cada auditoria em tempo real, além de identificar qualquer problema ou atraso.

Exemplo

Pense em uma empresa de contabilidade que atende clientes de vários setores. Eles implementam um quadro Kanban para rastrear as auditorias em andamento. Com isso, cada auditoria passa a ser representada por um cartão no quadro, com colunas representando estágios como “Auditoria Detalhada”, “Coleta de Documentação”, “Relatório Final” e “Revisão Preliminar”. Isso irá possibilitar que a equipe de auditoria possa ver facilmente em qual estágio está cada auditoria, identificando os atrasos e possibilitando que todas as auditorias sejam realizadas com eficiência.

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Gerenciamento de Despesas e Orçamento

O gerenciamento de despesas é uma outra aplicação do Kanban na contabilidade. As organizações conseguem criar um quadro Kanban com colunas representando diferentes categorias de despesas, como: “Despesas de Marketing”, “Despesas Pessoais” e “Fornecedores”.

Cada despesa é representada por um cartão, e a equipe consegue movê-los pelas colunas à medida em que são aprovados e processados.Isso acaba fornecendo uma visão mais clara das despesas que estão em andamento, ajuda a controlar o orçamento e garante que todas as despesas possam ser devidamente aprovadas e registradas.

Exemplo

Pense em uma empresa de médio porte que utiliza um quadro Kanban para poder gerenciar suas despesas mensais. Eles possuem colunas que representam diferentes categorias de despesas, como: “Aluguel”, “Fornecedores”, “Salários” e “Viagens de Negócio”.

Toda despesa é representada por um cartão no quadro, e a equipe de finanças move os cartões à medida em que as despesas são aprovadas e processadas. Além de oferecer uma visão em tempo real das despesas, isso também ajuda a manter o controle do orçamento e evita gastos não autorizados.

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Gerenciamento de Fluxo de Caixa

Sabia que o Kanban também pode ser aplicado ao gerenciamento de fluxo de caixa? Uma organização consegue criar um quadro Kanban com colunas representando “Entradas de Caixa”, “Saídas de Caixa” e “Saldo Atual”.

Toda transação é representada por um cartão, e a equipe financeira move os cartões de acordo com as transações registradas. Isso oferece uma visão clara do fluxo de caixa em tempo real, possibilitando que a empresa tome decisões financeiras informadas e evite problemas de liquidez.

Exemplo

Imagine a seguinte situação: Uma pequena empresa do setor de varejo utiliza o Kanban para gerenciar o seu fluxo de caixa. Ela contará com colunas que representam as entradas de caixa, como: Vendas e recebimento de clientes, e saídas de caixa, como pagamentos a fornecedores e despesas operacionais.

Toda transação é representada por um cartão no quadro! A equipe financeira move os cartões conforme as transações são registradas. Isso disponibiliza uma visão clara do saldo atual em tempo real, possibilitando que a empresa tome as decisões financeiras informadas e evite problemas de liquidez.

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Conclusão

Resumindo, o Kanban oferece uma abordagem dinâmica e eficaz para a gestão financeira na contabilidade empresarial. Por proporcionar visibilidade, priorização e eliminação de desperdícios, o Kanban se torna uma ferramenta bem valiosa para lidar com a complexidade das operações financeiras modernas.

Se você está querendo melhorar a eficiência da sua equipe de contabilidade, aumentar o controle sobre as operações financeiras e garantir uma gestão financeira eficiente e adaptável, saiba que a implementação do Kanban pode ser a resposta que a sua empresa precisa para enfrentar os desafios financeiros que estão em constante mudança.